Kuljetuksen vastuuhenkilö yrityksessä: mitä tietoja kannattaa koota toistuvia ajoja varten?
Kuljetuksen vastuuhenkilö kokoaa toistuvia ajoja varten yhteyshenkilöt, aikataulut, reitit ja kuljetusohjeet samaan tilausmalliin. Selkeä käytäntö helpottaa henkilöstö-, vieras- ja tavarakuljetusten hallintaa Rovaniemellä.
Voit jättää meille soittopyynnön
Jätä nimesi ja numerosi, niin soitamme sinulle takaisin.
Toistuvien ajojen vastuuhenkilö helpottaa yrityksen kuljetusten arkea, kun samat perustiedot ovat yhdessä paikassa ja muutokset kulkevat oikealle henkilölle. Kun henkilöstön vuorot, vierasnouto tai tavaran toimitus toistuvat, kokoamme tilauksen pohjaksi yhteyshenkilön, nouto- ja kohdetiedot, aikataulun sekä kuljetusta koskevat ohjeet. Meiltä voi varata henkilö- ja tavarakuljetuksia yksittäisinä ajoina, ennakkoon tai säännöllisinä sopimusajoina Rovaniemellä.
Toistuvien ajojen vastuuhenkilö kokoaa yhden tilausmallin
Nimeä yrityksestä ensisijainen yhteyshenkilö ja varahenkilö. Kirjaa heidän puhelinnumeronsa sekä tieto siitä, kuka ilmoittaa muutoksista. Pidä samassa tilausmallissa yrityksen tavalliset noutopaikat, määränpäät ja kuljetuksen tarkoitus. Esimerkiksi aamuvuoron henkilöstökuljetus, lentoasemalta haettava vieras ja kokouspaikalle vietävä ryhmä voivat käyttää samaa perusmallia, vaikka ajat ja matkustajat vaihtuvat. Tutustu yrityskuljetuksiin Rovaniemellä.
Kirjaa jokaisesta ajosta matkustajamäärä, matkatavarat, mahdolliset välipysähdykset ja esteettömyyteen liittyvät tarpeet. Näin auto ja kuljetuksen toteutus voidaan suunnitella matkan mukaan. Tila-autoihimme mahtuu enintään kahdeksan asiakasta, ja käytössä on kaksi pyörätuolipaikkaa tai yksi paaripaikka. Jos sama kuljetustarve toistuu, tiedot kannattaa tarkistaa aina muutoksen yhteydessä. Tilataksi Rovaniemellä sopii henkilöstön, vieraiden ja pienryhmien yhteisiin kyyteihin.
Yksi selkeä tilausmalli pitää toistuvat kuljetukset hallinnassa myös muuttuvina työpäivinä.
Kokoa yrityksesi kuljetustiedot
Aloita nimeämällä yhteyshenkilö ja kirjaamalla tavallisimmat reitit, ajat sekä kuljetustarpeet. Me autamme sovittamaan tiedot toistuviin ajoihin.
Pidä aikataulut, reitit ja poikkeukset ajan tasalla
Hyvä tilausmalli erottaa pysyvät tiedot päivänkohtaisista tiedoista. Pysyviä tietoja ovat esimerkiksi yrityksen noutopaikka ja tavallinen kohde. Päivänkohtaisia tietoja ovat lähtöaika, matkustajaluettelo, lentotiedot, kokouksen päättymisaika tai poikkeava reitti. Kun vastuuhenkilö lähettää muutoksen yhdellä kertaa, kuljetuksen tiedot pysyvät selkeinä myös silloin, kun päivän ohjelma elää.
Sovi yrityksen sisällä, kuka ilmoittaa peruutuksista, lisämatkustajista ja aikataulumuutoksista. Vieraskuljetuksessa vastuuhenkilö voi välittää myös vieraan puhelinnumeron vain, jos yhteydenpito matkan aikana sitä tarvitsee. Meidän vaihteemme vastaanottaa tilauksia ympäri vuorokauden, joten muutoksista kannattaa ilmoittaa heti, kun ne ovat tiedossa.
Toistuvien ajojen vastuuhenkilö antaa kuljettajalle olennaiset ohjeet
Kuljetusohjeessa kannattaa kuvata kohde niin, että nouto onnistuu ilman ylimääräistä selvittelyä. Kerro esimerkiksi oikea sisäänkäynti, vastaanottava yhteyshenkilö, lastauspaikka tai paikka, jossa matkustaja odottaa. Talvella myös piha-alueen, portin tai mökkitien tarkka sijainti voi olla tarpeellinen. Rajaa ohjeisiin vain matkan kannalta tarpeelliset tiedot.
Tavarakuljetuksessa vastuuhenkilö kirjaa noutajan ja vastaanottajan yhteystiedot, tavaran määrän sekä mahdolliset käsittelyohjeet. Me kuljetamme myös kappaletavaraa, rakennusmateriaaleja, koneita ja laitteita sekä aikataulutettuja toimituksia. Pienemmille lähetyksille löydät lisätietoa pakettikuljetuksista Rovaniemellä. Kun samat tiedot pysyvät ajan tasalla, tilaus käy nopeasti eikä yrityksen arjessa tarvitse aloittaa suunnittelua alusta.
Usein kysyttyä
Kuka kannattaa nimetä kuljetuksen vastuuhenkilöksi?
Nimeä vastuuhenkilöksi henkilö, joka tuntee yrityksen tavalliset kuljetustarpeet ja pystyy vahvistamaan muutokset. Hän voi olla esimerkiksi toimistosta, työvuorosuunnittelusta tai tapahtumajärjestelyistä vastaava henkilö. Lisäksi kannattaa nimetä varahenkilö, jotta kuljetuksiin liittyvät tiedot eivät jää yhden henkilön varaan.
Mitä tietoja toistuvasta henkilöstökuljetuksesta tarvitaan?
Kirjaa noutopaikka, kohde, tavallinen lähtöaika, matkustajamäärä ja yhteyshenkilöt. Lisää tieto mahdollisista välipysähdyksistä sekä siitä, muuttuuko matka työvuorojen tai viikonpäivien mukaan. Jos mukana kulkee tavallista enemmän varusteita tai apuvälineitä, tieto kannattaa liittää samaan tilausmalliin.
Miten muutokset kannattaa ilmoittaa?
Pidä yrityksessä yksi sovittu tapa, jolla vastuuhenkilö ilmoittaa peruutuksista, muuttuneista ajoista ja lisämatkustajista. Ilmoita muutos heti, kun se on tiedossa, ja kerro selvästi, mitä ajoa muutos koskee. Näin tiedot eivät sekoitu muiden tilausten kanssa.
Voiko sama vastuuhenkilö hoitaa vieras- ja henkilöstökuljetukset?
Voi. Sama henkilö voi koota eri kuljetustarpeet yhden toimintamallin alle, kun jokaisesta ajosta löytyvät oikeat noutoajat, kohteet ja yhteyshenkilöt. Kuljetamme yritysten henkilöstöä, asiakasvieraita ja ryhmiä Rovaniemellä, joten tilaus voidaan suunnitella matkan tarkoituksen mukaan.
Mitä esteettömyystarpeista pitää kertoa etukäteen?
Kerro, jos matkustaja käyttää pyörätuolia, tarvitsee paaripaikan tai matkassa on muu liikkumiseen vaikuttava tarve. Tieto auttaa varaamaan kuljetukseen sopivan auton. Tila-autoissamme on mahdollisuus kahteen pyörätuolipaikkaan tai yhteen paaripaikkaan, ja molemmissa autoissa on kaksipilarinen invanostin.
Sovi yrityksesi toistuvat ajot
Säännölliset henkilöstö-, vieras- ja tavarakuljetukset on helpointa aloittaa yhdellä yhteisellä tilauspohjalla. Kerro meille ajorytmi, yhteyshenkilöt ja kuljetuksen tarpeet, niin sovimme käytännöistä kanssasi.
Kiinnostuitko? Ota meihin yhteyttä!
Ota meihin yhteyttä alla olevalla lomakkeella
